Una clave para una administración exitosa de inmuebles es el control de los contratos y la información asociada.

Una de las claves para una administración exitosa de inmuebles es, sin duda, tener visibilidad y control absoluto de los contratos y la información asociada a éstos. Se trate de desarrollos residenciales, comerciales, corporativos o de usos mixtos, los contratos siempre rigen y delimitan con la palabra escrita los acuerdos y obligaciones de todas las partes involucradas, siendo una parte de la información más valiosa para el negocio inmobiliario.

El uso de diferentes medios y plataformas para almacenar y manipular esta valiosa información dista de la estandarización, a menudo se encuentra dividida en plataformas o sistemas separados e incluso en herramientas no especializadas como Excel. Al crecer la ocupación de los inmuebles y por lo tanto la cantidad de contratos, puede dificultarse el manejo y el control de la información, sobre todo si no se cuenta con las soluciones tecnológicas adecuadas, donde entramos en la materia de los Sistemas de Gestión [Empresarial/Inmobiliaria].

Los programas conocidos como Sistemas de Gestión [Empresarial/Inmobiliaria] (o ERP, por sus siglas en inglés) se han convertido en herramientas de gran valor para el manejo de toda la información que atañe al negocio inmobiliario, brillando particularmente en la gestión administrativa de inmuebles por su excelente control de contratos y la información asociada, que se debe a varias características:

Acceso fácil y rápido a la información: Al contar con bases de datos organizadas y filtrables, la información es fácil de localizar y de acceder.

Integración de las condiciones a cada contrato unitario: Cada contrato es un objeto único al cual pueden ingresársele condiciones específicas, tantas como se deseen.

Asociación de contratos y condiciones con clientes y su estatus: Los contratos pueden asociarse a la base de datos de clientes e interactuar con el estatus de éstos (por ejemplo, clientes morosos que activan condiciones especiales).

Automatización de procesos: Incrementos, vencimientos, activación de condiciones especiales; todos los procesos pueden ser calendarizados y automatizados.

Reportes en tiempo real: La generación de reportes se realiza con la información más actualizada y son personalizables sin necesidad de solicitarlos a Sistemas.

Diferentes formas de visualización: La información disponible puede ser visualizada en forma de catálogos, matrices, reportes o incluso una representación gráfica del inmueble (planogramas).

Esta plataforma sin duda mejorará la gestión administrativa de cualquier inmueble.

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